Inscriptions compétiteurs

Pour s’inscrire en tant que compétiteur à la RoboCup23, veuillez suivre les indications ci-dessous.

Seules les équipes qualifiées peuvent s’inscrire. Veuillez attendre que votre ligue qualifie les équipes et que votre équipe soit disponible dans CVENT. Un mot de passe d’inscription est nécessaire et nous l’enverrons aux chefs d’équipe des équipes qualifiées. L’inscription se fait séparément pour chaque équipe qualifiée, pour le chef d’équipe et pour les membres de l’équipe. Lors de l’inscription de l' »équipe majeure », vous devez indiquer les coordonnées d’un « point de contact » pour l’équipe. Notez toutefois que la personne servant de point de contact n’est pas inscrite à ce moment-là, mais que seule l’équipe est inscrite. Outre l’inscription de votre équipe, tous les chefs d’équipe et les membres de l’équipe doivent s’inscrire en tant que participants enseignants/employés ou étudiants. Remarque : toutes les inscriptions nécessitent une adresse électronique distincte et ne sont complètes que lorsque le paiement est reçu. Les paiements par carte de crédit sont immédiatement validés, c’est pourquoi nous recommandons vivement le paiement par carte de crédit. Les autres modes de paiement disponibles prennent du temps.

Les participants des pays nécessitant un visa auront besoin d’une lettre d’invitation. La lettre d’invitation sera envoyée par courriel aux participants dès que possible après l’inscription et le paiement. Si vous avez encore des questions, veuillez envoyer un courriel à office@robocup.org.

Les équipes qualifiées sont organisées par ligue. Aucune équipe Major ne peut s’inscrire après le 6 juin 2023. Les membres de l’équipe ne peuvent s’inscrire qu’une fois l’inscription de leur équipe terminée.

*Les individual qui n’ont pas d’équipe mais qui souhaitent s’inscrire à la compétition peuvent s’inscrire en tant que non-participant. Dans ce cas, l’inscription préalable d’une équipe n’est pas nécessaire. Ces participants sont invités à tous les événements sociaux, mais ne peuvent pas entrer dans les zones réservées aux équipes et ne reçoivent pas de certificat RoboCup23.

Nous encourageons vivement tous les compétiteurs à s’inscrire le plus tôt possible. Personne ne sera admis sur le site et dans les zones réservées aux équipes avant d’être complètement inscrit et d’avoir finalisé les paiements.

Avant de pouvoir inscrire votre équipe junior, celle-ci doit être qualifiée. Veuillez contacter votre représentant national RoboCup Junior pour toute question concernant la qualification.

Les équipes juniors doivent avoir au moins un mentor et un minimum de deux étudiants pour pouvoir s’inscrire. Nous recommandons vivement aux équipes d’inscrire tous les étudiants de l’équipe en même temps. Le système ne permet pas d’ajouter un étudiant à une inscription existante. Il ne sera pas possible d’ajouter ultérieurement un ou plusieurs étudiants à l’équipe sans avoir deux étudiants supplémentaires.

Les parents ou autres mentors doivent s’inscrire en tant que parent junior / chaperon pour être autorisés à entrer sur le site à tout moment, pour être admis dans certaines zones restreintes et pour participer à des événements sociaux. Les parents qui accompagnent leurs enfants et qui souhaitent visiter le site uniquement pendant les heures d’accès public et uniquement dans les zones ouvertes au public n’ont pas besoin de s’inscrire, il leur suffit d’acheter un billet de visiteur.

Nous encourageons vivement tous les compétiteurs à s’inscrire le plus tôt possible. Personne ne sera admis sur le site et dans les zones réservées aux équipes avant d’être complètement inscrit et d’avoir finalisé les paiements.

Il est possible pour les professeurs et les étudiants de s’inscrire en tant que participants au symposium uniquement. Les lettres d’invitation pour les participants au symposium uniquement sont envoyées à ceux dont les publications ont été acceptées dans le cadre du symposium. Sur le site web d’inscription, choisissez « Symposium Only Faculty/Staff » (380 $) ou « Symposium Only Student » (245 $). Tous les membres de l’équipe inscrits sont automatiquement admis au symposium. Les membres de l’équipe n’ont pas besoin de s’inscrire séparément au symposium.

Notre site web d’inscription offre les options de paiement suivantes :

• Carte de crédit (Visa, Mastercard, AMEX) (à privilégier)
• Virement bancaire (USD). Disponible uniquement jusqu’au 6 juin 2023. Le virement bancaire ne doit être utilisé que dans des cas exceptionnels et si le paiement par carte de crédit n’est pas possible.

L’inscription ne sera considérée comme complète que si le montant dû est reçu dans sa totalité sur le compte bancaire au plus tard à la date prévue (par exemple, le 9 mai pour les inscriptions anticipées). Il est de votre responsabilité de vous assurer que ce sera le cas. Afin d’accélérer le processus de paiement, nous vous demandons de bien vouloir envoyer les informations relatives à la transaction par virement bancaire à l’adresse suivante : office@robocup.org . Veuillez noter que les paiements par virement bancaire seront désactivés après le 6 juin 2023.

Les participants de certains pays ont besoin d’un visa pour la France. Pour ceux qui en ont besoin, voici la procédure à suivre : une lettre d’invitation sera envoyée à un membre de l’équipe une fois que l’inscription de l’équipe et l’inscription du membre de l’équipe auront été complétées. La procédure d’annulation suivante s’applique si
– la demande de visa n’a pas abouti ; et
– l’inscription a été effectuée (c’est-à-dire que le paiement a été reçu) avant le 9 mai 2023 ; et
– l’annulation est demandée avant le 6 juin 2023,
Dans ce cas, le montant total de l’inscription sera remboursé : le montant total de l’inscription sera remboursé, à l’exception de frais de gestion de 100 $ par personne, et de 100 $ pour l’équipe si celle-ci est également annulée.
Dans le cas contraire, il n’y a pas de remboursement.